Ochrona danych osobowych to trudne zagadnienie, o którym można rozmawiać w nieskończoność. Czy czujesz, że Twoja firma odpowiednio je zabezpiecza? Zastanów się nad tym jeszcze raz – to wcale nie tak proste zadanie. Jak ochronić dane osobowe w przedsiębiorstwie?
Odpowiednie procedury
Jeśli chcesz mieć pewność, że w Twojej firmie nie dojdzie do wycieku danych wrażliwych, konieczne będzie wdrożenie procedur ochrony, które umożliwią bezpieczne przetwarzanie danych. Zbiór zaleceń musi dotyczyć wszystkich obszarów, w których może dojść do wycieku danych. Musisz zadbać zarówno o odpowiedni i chroniony obieg dokumentów, jak i bezpieczeństwo każdego pracownika. Tu przydadzą się zabezpieczenia wieloetapowe (hasło jest stanowczo niewystarczające), konkretne instrukcja ułatwiająca zarządzanie systemem informatycznym oraz opracowanie procedury postępowania w sytuacji, w której doszło d wykrycia jakiegokolwiek naruszenia w tym sektorze. Pamiętaj, że podczas wdrażania procedur może Ci pomóc zewnętrzna firma. Usługi IOD, a zatem audyty, szkolenia czy zatrudnienie zewnętrznego Inspektora, nie są konieczne w każdej firmie. Jeśli jednak chcesz mieć pewność, że zabezpieczasz się z każdej strony, warto z nich korzystać.
Szkolenia dla pracowników
Skoro mowa już o usługach IOD, jedną z najważniejszych jest szkolenie pracowników z RODO oraz prawidłowego interpretowania procedur panujących w firmie. W szkoleniu powinni uczestniczyć wszyscy pracownicy, by każdy z nich był świadomy kiedy popełnia błąd i w jaki sposób go uniknąć. Pamiętaj, że odpowiedzialność w takich sytuacjach spada nie tylko na pracownika, ale też na Ciebie. Zagrożona może być całe przedsiębiorstwo. A wszystko z powodu braku odpowiednich informacji.
Zabezpieczenia
Aby mieć pewność, że w Twojej firmie nie będzie wycieku danych, zadbaj o zabezpieczenie wszystkich dokumentów oraz sprzętu służbowego, a nawet szyfrowanie wiadomości mailowych. Dbaj o to, by osoby nieupoważnione nie miały dostępu do informacji poufnych czy też danych osobowych. Niszcz dokumenty w niszczarce, zamiast wyrzucać je do kosza. Nie przechowuj dokumentów w niezabezpieczonym miejscu. Istnieje wiele sposobów na zabezpieczenie danych – wszystkie muszą znaleźć się w procedurach, o których pisaliśmy wyżej.
Upewnienie się, że dane w firmie są bezpieczne, nierzadko wymaga współpracy z firmą zewnętrzną. Dowiedz się więcej na temat audytów i innych usług IOD na stronie Crowe.com/pl.