Z refakturowaniem mamy do czynienia wtedy, gdy konieczne jest rozliczenie faktury za usługi otrzymanej przez kontrahenta, natomiast faktycznym jej odbiorcą jest jego klient. Wyjaśniamy, na czym dokładnie polega refakturowanie, kiedy jest ono wykorzystywane najczęściej i jakie elementy powinny znaleźć się w refakturze.
Refaktura kosztów – co to jest?
Do refakturowania kosztów dochodzi w sytuacji, gdy kontrahent kupuje określone usługi, natomiast w rzeczywistości korzysta z nich jego klient, na przykład inny przedsiębiorca albo osoba fizyczna.
Wobec tego refakturowanie jest rodzajem odsprzedaży usług, czemu towarzyszy odpowiedni rodzaj faktury określanej jako refaktura kosztów.
Warto przy tym zaznaczyć, że w przepisach prawa nie wyjaśniono, co to jets refaktura kosztów. Wobec tego przedsiębiorcy stosujący takie rozwiązanie mają również pewną dowolność w kształtowaniu refaktury.
Kiedy prowadzi się refakturowanie?
Refakturowanie najczęściej dotyczy usług, jakie kupowane są przez przedsiębiorcę i odsprzedawane klientom. Warto jednak zaznaczyć, że refakturować można także zakup towarów.
Najczęściej refakturowanie dotyczy przypadków umowy najmu i pozwala ono na rozliczenie kosztów. Wystawione mogą być wtedy refaktura za energię, wodę, kanalizację, gaz oraz pozostałe media.
Również refakturowanie stosowane jest w innych przypadkach, na przykład wtedy, gdy dochodzi do zakupu paliwa, opłacenia kosztów transportu, noclegów, świadczenia usług budowlanych. W tym przypadku jest to często stosowane rozwiązanie w usługach B2B, czyli pomiędzy dwoma przedsiębiorcami.
Prowadzenie refakturowania ma więc szerokie zastosowanie i dzięki niemu możliwe jest wykonywanie prostszych rozliczeń w sytuacji, gdy przedsiębiorca odsprzedaje określone usługi czy towary klientowi.
Jak powinna wyglądać refaktura?
W przepisach nie znajdują się dokładne informacje związane z wyglądem refaktury. Powinna ona jednak posiadać takie same elementy, jakie ma faktura VAT, która stanowi jej podstawę.
Wobec tego w refakturze należy umieścić dane jak:
– nazwa dokumentu – refaktura
– datę i miejsce sporządzenia refaktury
– numer dokumentu
– informacje o stronach
– przedmiot refaktury
– datę realizacji usługi, otrzymania zapłaty
– kwoty netto, brutto i podatek VAT
W kwestii refaktura kosztów a VAT stosowane są te same stawki podatkowe.
Zaleca się, aby w przypadku refakturowania zawrzeć umowę z klientem, która będzie zawierała szczegóły związane z refakturą, między innymi jej wyglądem, sposobem otrzymywania.
faktura.pl to program do faktur za darmo i prowadzenia spraw firmowych pozwala na przygotowanie refaktury na podstawie faktury. Przygotowywana jest ona wtedy jak standardowa faktura VAT, ale należy pamiętać o umieszczeniu w niej adnotacji o tym, że jest ona refakturą.