Analiza i pomiar procesów zachodzących w przedsiębiorstwie są niezbędne do efektywnego zarządzania tymi procesami oraz ich ewentualnej optymalizacji. Dział HR, jako że zajmuje się budową i rozwojem zasobów ludzkich w firmie, ma także wpływ na podnoszenie efektywności tych zasobów. W poniższym artykule omówimy, jak informacje płynące z analizy i pomiaru procesów mogą wspierać działania HR.
Cele analizy i pomiaru procesów a HR
Analiza i pomiar procesów mają służyć minimalizacji kosztów, skróceniu czasu wykonywania zadań i/lub umożliwieniu wykonywania większej ilości zadań przy zachowaniu tej samej liczby pracowników. Poprawa tych czynników jest elementem rozwoju praktycznie każdego przedsiębiorstwa. Staje się jednak szczególnie istotna dla tych firm, które zmagają się z problemem niedoboru pracowników, dezorganizacją lub potrzebą przystosowania organizacji do nowych wymagań prawnych.
Zadanie ograniczenia kosztów pracy przypada najczęściej działom HR. Stają one wtedy przed trudnym zadaniem, ponieważ motywowanie i budowanie zaangażowania pracowników stoi z reguły w sprzeczności z procesem optymalizacji kosztów przedsiębiorstwa. Zmniejszenie kosztów bardzo często spotyka się z oporem pracowników i menedżerów, którzy obawiają się większej ilości pracy, dodatkowych godzin nadliczbowych oraz zwolnień.
Czy tego typu konsekwencje są konieczne? Nie. I pomaga w tym analiza i pomiar procesów. Dzięki niej dział HR uzyskuje informacje, jak poprawić efektywność pracy, skrócić jej czas i wyeliminować zbędne koszty.
Informacje cenne dla HR
Analiza i pomiar procesów pozwalają zdobyć cenne informacje, dotyczące m.in.: wszelkich przestojów w pracy, niepotrzebnych spotkań dużych grup pracowników, w których dany pracownik aktywnie uczestniczy jedynie przez kilka minut (gdy poruszana jest tematyka dotycząca jego działań), nadmiaru e-maili, powiadomień, zbędnych raportów, czy czasu poświęcanego na wdrażanie nowych pracowników.
– „Przy większym zespole pracowników, godziny poświęcane na te czynności, nierzadko dają wymiar pełnych etatów. Przeliczenie tych działań na realne pieniądze, dobitnie pokazuje, jak nieprawidłowe jest stwierdzenie, że „łatwe prace” wykonane przez pracownika nic nie kosztują, bo przecież i tak jest on „na etacie”. Nadmiar zbędnych zadań powoduje, że pracownicy są przeciążeni i nie mają czasu na wykonywanie ważniejszych obowiązków, co w konsekwencji prowadzi do stwierdzenia, że firmie potrzebna jest większa liczba etatów. W rzeczywistości bardzo często wystarczy po prostu przeanalizować, zmierzyć i przeorganizować procesy”. – mówi ekspert z firmy Nova Praxis, zajmującej się m.in. pomiarem procesów w oparciu o autorską metodykę Total Activities Management.
Poza zwiększeniem efektywności pracy, korzyści jakie płyną dla działu HR z analizy i pomiaru procesów, to również możliwość wykrycia niepokojących odstępstw od norm w pracy konkretnych osób, dzięki możliwości porównania osób pracujących na równoległych stanowiskach. Analiza i pomiar procesów dają także wiedzę, na temat osób podejmujących się najtrudniejszych zadań, osób z największym potencjałem rozwoju oraz tych najbardziej zaangażowanych. Pomaga to w tworzeniu listy celów dla pracowników, np. w ramach tworzenia ocen okresowych, ale także w nagradzaniu pracowników, wskazywaniu osób najlepiej pasujących do stanowisk liderskich i tworzeniu systemu awansów.