Niszczenie dokumentów tylko pozornie może wydawać się banalnie proste. W czasach, gdy informacja jest na wagę złota, przedsiębiorcy powinni położyć szczególny nacisk na bezpieczeństwo tego procesu. Dodatkowo są do tego zobowiązani prawnie.
Co oznacza bezpieczne niszczenie dokumentów firmowych?
Nowoczesne niszczarki biurowe nie mają za wiele wspólnego z dużymi, głośnymi urządzeniami, które czasem możemy zobaczyć w starych filmach. Tamte sprzęty były zdecydowanie mniej zaawansowane od tych, używanych współcześnie. Widać to na pierwszy rzut oka, bo nowoczesne maszyny tną papier na dużo węższe ścinki (ich szerokość zależy od klasy tajności niszczarki). Pracują też zdecydowanie ciszej i wydajniej, niż ich poprzedniczki. Część przedsiębiorców preferuje jednak niszczyć akta poza siedzibą i korzystać z pomocy wyspecjalizowanych podmiotów. Z czego to wynika?
Na początku warto skupić się na innej kwestii i zastanowić się, na czym polega bezpieczne niszczenie. Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. W praktyce wygląda to tak, że przedsiębiorcy muszą samodzielnie określić, jakie środki bezpieczeństwa trzeba wdrożyć w ich firmie. Wiadomy jest za to efekt, jaki muszą osiągnąć: doskonale zabezpieczone dane ich klientów i partnerów. Żadna zewnętrzna instytucja nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku korzystania z pomocy profesjonalistów. Jeśli preferuje takie rozwiązanie, może korzystać z biurowych niszczarek. Dlaczego zatem tak wiele firm woli pójść inną drogą? Powodów jest kilka.
- bezpieczeństwo
To prawda, że nowoczesne niszczarki prezentują się lepiej pod względem bezpieczeństwa niż stare modele. Nawet w tym przypadku trudno jednak o stuprocentową pewność, że informacje nie trafią w niepowołane ręce. Jedna z wątpliwości wynika z faktu, że przedsiębiorca nie ma wpływu na to, co stanie się ze ścinkami. Nawet jeśli firma dysponuje zamkniętym śmietnikiem, czasem ten dyskomfort jest po prostu zbyt duży. - czas
Nowoczesne niszczarki są wydajne, ale nadal do ich obsługi trzeba człowieka. Planujemy masowe niszczenie akt? Nastawmy się na to, że trzeba będzie oddelegować do tego zadania którąś z zatrudnionych osób. Nie wszyscy przedsiębiorcy chcą w ten sposób rezygnować z potencjału własnych pracowników i pracowniczek. - chaos
Nie ma co się oszukiwać – niszczenie dokumentów w dużych ilościach zawsze będzie wiązało się z pewnym rozgardiaszem. W większym miejscu, w którym bez problemu możemy wydzielić stanowisko dla osoby niszczącej, da się nad nim zapanować. Jeśli jednak przestrzeń jest mniejsza, trzeba nastawić się na chaos w biurze.
Profesjonalne niszczenie dokumentów – wsparcie dla przedsiębiorców z Wałbrzycha i nie tylko
Różnica zaznacza się przede wszystkim w tym, jakie urządzenia w tym przypadku są wykorzystywane do utylizacji akt. Takie przedsiębiorstwa jak EkoAkta są w stanie zaoferować nowoczesne niszczenie dokumentów w Wałbrzychu oraz w wielu innych polskich miastach. Wysoką skuteczność osiągają dzięki zaawansowanej infrastrukturze, na którą składają się nowoczesne instalacje utylizujące.
Niszczarka nie jest w stanie tak szybko przetworzyć dużych ilości dokumentów, co ta technologia. W efekcie profesjonalny proces niszczenia trwa krócej i nie wymaga zaangażowania osób, pracujących w naszej firmie. Dla wielu przedsiębiorców najważniejszą zaletą wsparcia świadczonego przez ekspertów, jest nie czas, a bezpieczeństwo.
Skuteczny sposób na zabezpieczenie się przed wyciekiem informacji
Niszczenie akt z wyspecjalizowaną firmą nie polega po prostu na przetworzeniu dokumentów do formy ścinków. Papier, dyski CD, DVD oraz HDD zostają tak przetworzone, że w żaden sposób nie przypominają swojej pierwotnej postaci, a danych nie da się odtworzyć. Nieważne, jak wytrwały będzie złodziej i jaką technologię wykorzysta – informacje zniszczone tą drogą są w pełni bezpieczne.
Rzetelne wsparcie w utylizacji to nie tylko sama czynność niszczenia. To też zadbanie o to, żeby akta bezpiecznie trafiły do obiektu, w którym odbędzie się utylizacja. Tutaj specjaliści również nie zawodzą. Do transportu wykorzystuje się pojazdy, które nie robią przystanków, tylko od razu przewożą ładunek do celu. Dla zwiększonego bezpieczeństwa, pojazdy wyposażono w nadajniki GPS. Usługa niszczenia dokumentów to komfort psychiczny i spokój, których nie da się osiągnąć, korzystając jedynie z urządzeń biurowych. Na tym jednak nie kończy się wsparcie firm, działających w tej branży. Oprócz niszczenia dokumentów, przedsiębiorcy z Wałbrzycha mogą liczyć także na archiwizację, przechowywanie oraz digitalizację firmowych akt.