Archiwizacja dokumentów

Jak prawidłowo prowadzić archiwizację dokumentów w firmie?

Pomimo postępującej cyfryzacji i możliwości korzystania z elektronicznych form dokumentów, bardzo wiele przedsiębiorstw wciąż prowadzi tradycyjną archiwizację. Wynika to z obowiązującego prawa, które nakłada konieczność ich przechowywania w formie fizycznej. Ponadto to sprawdzony od lat sposób na gromadzenie różnego rodzaju informacji. Jak prawidłowo prowadzić archiwizację dokumentów księgowych w firmie? Czy sposób ich przechowywania ma znaczenie? Koniecznie przeczytaj!

Archiwizacja dokumentów – kategoryzowanie ważnych pism

Jednym z podstawowych kroków jest podział dokumentów według dwóch głównych kategorii.

1. A – dokumentacja archiwalna. Są to wszystkie dokumenty, które muszą być przechowywane wieczyście. Zazwyczaj ten rodzaj dokumentacji nie występuje w firmach.

2. B – dokumentacja niearchiwalna, która ma określony czas przechowywania. Dzielimy ją na trzy podkategorie. Bc to wszystkie dokumenty, które mogą zostać zniszczone po ich wykorzystaniu. B+cyfra to pisma, które można zutylizowane po upływie określonej liczby lat. Z kolei BE+cyfra to dokumenty, które muszą zostać poddane dodatkowej weryfikacji po pewnym czasie.

Prawidłowa archiwizacja dokumentów powinna polegać na ich właściwym grupowaniu. Zanim trafią do zakładowego archiwum, muszą zostać dokładnie opisane i ułożone chronologicznie. Gromadzenie dokumentów ma przede wszystkim służyć zapewnieniu im bezpiecznych warunków przechowywania tak, aby nie miały do nich dostępu niepowołane osoby. W tym celu niezbędne są odpowiednie akcesoria.

Materiały biurowe ułatwią przechowywanie dokumentów

Bezpieczne przechowywanie ważnych danych zapewnią akcesoria przeznaczone do archiwizacji dokumentów ze sklepu Eko Biuro 24. Są one niezbędnym wyposażeniem każdego zakładowego archiwum.

1. Koszulki foliowe – umożliwiają przechowywanie ważnych dokumentów bez konieczności ich dziurkowania. Chronią je przed uszkodzeniem.

2. Teczki – to najprostszy sposób na gromadzenie oraz archiwizację większej ilości papierów w jednym miejscu.

3. Segregatory – najpopularniejsza metoda archiwizacji dokumentów. Służą zarówno do dokumentacji tymczasowej, jak i wieczystej. Ułatwiają przeglądanie danych oraz ich grupowanie.

4. Pudła archiwizacyjne – umożliwiają przechowywanie zarówno pojedynczych dokumentów, jak i całych teczek, segregatorów, a także mniejszych kartonów.

5. Klipsy archiwizacyjne i spinki oraz przekładki – służą nie tylko do łączenia większej ilości dokumentów. Pomagają również grupowaniu ich w skoroszytach lub segregatorach.

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *