Opis przedmiotu zamówienia jako jeden z najważniejszych elementów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Zamówienia publiczne mają ogromny wpływ na gospodarkę wszystkich krajów unijnych. Z tego względu podejmowane są liczne starania, zarówno ze strony państw członkowskich, jak i samej Komisji Europejskiej, zmierzające do usprawnienia regulacji prawnych i instytucjonalnych, mających wpływ na możliwie najbardziej skuteczne wykorzystanie środków publicznych oraz wyeliminowanie barier związanych z dostępem do rynku zamówień publicznych. Działania podejmowane w tym zakresie dotyczą również kwestii przygotowywania niezbędnej dokumentacji. Jednym z najważniejszych elementów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jest opis jego przedmiotu.

Dlaczego tak ważny jest poprawnie przygotowany opis zamówienia publicznego?

Opis przedmiotu zamówienia wywiera znaczący wpływ na efektywność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Tylko odpowiednio przygotowany zwiększa szanse na otrzymanie większej ilości ofert, zwłaszcza w pełni odpowiadających potrzebom zamawiającego. Z kolei niepoprawnie przygotowany opis narusza przepisy ustawy: Prawo zamówień publicznych, która jasno określa, w jaki sposób należy go sporządzać. Zamówienia publiczne, w przypadku których opis przygotowany jest niezgodnie z ustawą, mogą naruszać uczciwą konkurencję, preferować konkretnych oferentów lub poszczególne produkty, zamykają tym samym dostęp do zamówienia innym wykonawcom, czy dostawcom. Skutkiem źle sformułowanego opisu może być także niezrozumienie intencji zamawiającego, a co za tym idzie – mała ilość złożonych ofert lub gorsze ich przygotowanie, czy to pod względem cenowym, czy też jakościowym.

W tym miejscu warto jednak szczególnie podkreślić, że niemożliwe jest sformułowanie takiego opisu przedmiotu zamówienia, który pozwalałby na złożenie oferty przez wszystkich wykonawców. Zamówienia publiczne nie muszą odpowiadać wszystkim oferentom, na przykład ze względu na prowadzony przez nich profil działalności. Zamawiający musi jednak dokładnie określić swoje potrzeby, które jest w stanie zaspokoić udzielane przez niego zamówienie publiczne, przy jednoczesnym zachowaniu zasady uczciwej konkurencji. Każde ewentualne zamykanie możliwości wzięcia udziału w przetargu musi być obiektywnie uzasadnione w postaci potrzeb zamawiającego.

Co powinien uwzględniać opis przedmiotu zamówienia?

Zgodnie z art. 29 wspomnianej wcześniej ustawy, opis przedmiotu zamówienia należy przygotować w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, przy jednoczesnym uwzględnieniu wszelkich wymagań oraz okoliczności, które mogą mieć wpływ na sporządzenie oferty, a także za pomocą dokładnych i zrozumiałych dla oferentów określeń. Na tej podstawie można wywnioskować, że zamawiający zobowiązany jest do takiego sformułowania opisu przedmiotu zamówienia, aby każdy wykonawca mógł poznać jego dokładne intencje i nie miał żadnych wątpliwości co do tego, jakie są jego oczekiwania. Poprawnie przygotowany opis przedmiotu zamówienia z całą pewnością wpływa na efektywność przetargów, pozwalając jednocześnie uzyskać oferty, które będą odpowiadać oczekiwaniom zamawiającego.

Należy zwrócić uwagę, że pewne wskaźniki jak np. obszerność, skomplikowanie, specyficzne wymagania co do przedmiotu zamówienia mogą wpływać negatywnie na ilość składanych ofert – o czym szerzej można przeczytać na stronach platformy przetargowej – Zamówienia 2.0 – jednego z twórców Barometru Ryzyka Nadużyć w zamówieniach publicznych.

Zamawiający, który opisuje przedmiot zamówienia, powinien pamiętać przede wszystkim o tym, aby uwzględnić aktualne możliwości techniczne danej branży, a także swoje dotychczasowe doświadczenia. Nawet, jeśli nie jest fachowcem w danej dziedzinie, musi dokładnie określić swoje potrzeby i oczekiwania. Jeżeli zamawiający nie ma do tego wystarczającej wiedzy, może skorzystać na przykład z tak zwanego dialogu technicznego. Może także skorzystać ze wsparcia ekspertów, analizować sprawdzone rozwiązania rynkowe, czy korzystać z poradników Urzędu Zamówień Publicznych, które jasno określają, w jaki sposób powinny przebiegać zamówienia publiczne oraz prezentują pewne wzorcowe rozwiązania, związane między innymi z opisywaniem przedmiotu zamówienia w poszczególnych branżach.

Precyzyjnie sporządzony opis przedmiotu zamówienia ma ogromne znaczenie dla prawidłowości przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Na zamawiającym spoczywa zatem obowiązek ogromnej staranności podczas przygotowywania takiego opisu. Nie chodzi tu tylko i wyłącznie o spełnienie pewnych norm i przepisów ustawy, ale przede wszystkim o uzyskanie najlepszych efektów postępowania, a więc związanych z tym ofert odpowiadających potrzebom danego zamówienia.