Przez jaki okres należy przechowywać dokumenty firmowe?

Jako przedsiębiorca na pewno zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważne są dokumenty firmowe. To właśnie one są niezbędne do dokumentowania prowadzenia działalności i do rozliczania się z fiskusem. Jak długo musimy przechowywać dokumenty firmowe? Kiedy możemy bezpiecznie je zniszczyć?

Dokumenty firmowe przechowujemy tak długo, jak wymagają tego przepisy prawa. Warto przy tym wskazać, że archiwizacja dokumentów księgowych oraz dokumentów osobowych ma inne terminy. Poniżej prezentujemy je dokładniej.

Przechowywanie ksiąg podatkowych oraz dokumentów księgowych

Dokumenty takie jak księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja przychodów, a także inne dokumenty księgowe musimy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. W przypadku zeznań rocznych archiwizacja dokumentów księgowych liczona jest od zakończania roku, w którym dokumenty zostały złożone.

Do dokumentów księgowych zaliczają się też:

  • rejestry VAT
  • dokumenty inwentaryzacyjne
  • dowody księgowe takie jak np. noty księgowe, noty korygujące, faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące
  • ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka)
  • ewidencje środków trwałych
  • ewidencje wyposażenia

Przechowywanie dokumentów związanych z ZUS

Kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych i dokumentów korygujących przechowywać musimy przez okres 5 lat od momentu przekazania ich do ZUS. Dotyczy to dokumentów przekazanych od 1 stycznia 2012 roku. Dla starszych dokumentów okres to 10 lat.

Przechowywanie dokumentów firmowych dotyczących kadr

Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, które służą do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty należy przechowywać przez czas 50 lat od momentu zakończenia pracy ubezpieczonego u danego płatnika. Dane osobowe powinniśmy przechowywać także w okresie 50 lat, jak w przypadku innych dokumentów pracowniczych.

Aby usprawnić przechowywanie danych, firma może skorzystać także z zewnętrznych usług w tym zakresie – to oszczędność miejsca i pewność, że wszystkie dokumenty będą bezpieczne.