Księgowość do tej pory kojarzyła się z jedną z branż, którą trudno wykonywać zdalnie, z uwagi na konieczność stałego dostępu do różnego rodzaju dokumentów. Sytuacja związana z koronawirusem pokazała jednak, że efektywny home office jest jak najbardziej możliwy i dotyczy również pracy księgowych. Duża w tym zasługa postępu technologicznego i odchodzenia od przekazywania faktur itp. w formie papierowej. Jakie są wady i zalety pracy w biurze w porównaniu do modelu zdalnego?
Wady i zalety pracy w biurze
Księgowość prowadzona stacjonarnie w biurze przede wszystkim umożliwia bezpośredni kontakt z osobą zarządzającą, a co za tym idzie, wyjaśnienie pewnych kwestii i dokonanie szybkiej weryfikacji. Co więcej, księgowa ma bezpośredni dostęp do potrzebnych faktur z różnych okresów, wszelkich umów i innych dokumentów. Bardzo ważną kwestią jest oprogramowanie. Pracując w biurze, księgowy niejednokrotnie ma przed sobą kilka monitorów. Na uwagę zasługują również zabezpieczenia zarówno samej sieci, jak i plików.
Warto wspomnieć o wadach pracy w biurze. Przede wszystkim, w wielu przypadkach możemy spotkać się z mniejszą produktywnością, z uwagi na konieczność organizowania spotkań, które mają tendencję do przeciągania się w nieskończoność. Księgowość prowadzona z biura, z uwagi na obecność innych pracowników, niesie ze sobą ryzyko mniejszej efektywności lub skupiania na innych, mniej ważnych kwestiach. Należy także poświęcić sporo czasu na dojazdy do samego biura i spotkania z klientami, które również mogą trwać dłużej niż faktycznie powinny.
Czy warto pracować zdalnie?
Praca zdalna to dla wielu osób znacznie wygodniejsza opcja, nie tylko ze względu na sporą oszczędność czasu, ale też możliwość skupienia się wyłącznie na swoich obowiązkach, co wiąże się z większą efektywnością. W tym przypadku należy jednak zadbać o wyposażenie pracowników w program księgowy, z którego korzysta się na co dzień, potrzebne programy biurowe, a także bezpieczne połączenie VPN. Niezbędne jest ponadto oprogramowanie służące do przetwarzania dokumentów. Osoby chcące pracować zdalnie muszą otworzyć się na nowoczesne technologie, dotyczące przede wszystkim elektronicznego obiegu dokumentów. Niezbędne jest ponadto posiadanie podpisu elektronicznego i dostępu do chmury, gdzie przechowuje się wszelkie faktury, umowy itp. Należy zadbać także o sprawną komunikację, zarówno z pracodawcą, jak i klientami. W tym celu doskonale sprawdzają się wideokonferencje.
Księgowość zdalna cieszy się coraz większą popularnością, co poniekąd zostało wymuszone przez obecną sytuację związaną z pandemią. Niemniej jednak, wszystko wskazuje na to, że w przyszłości model zdalny może stać się dominujący.
Artykuł powstał dzięki uprzejmości firmy Sygnum Biuro Rachunkowe z Warszawy.