Klasyczne pojęcie księgowości kojarzy się ze współpracą z biurem księgowym lub zatrudnianiem pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz dbaniem o ewidencję podatkową firmy.
Wielu przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie księgowości online, co nie jest chwilową modą, ale bardzo skutecznym rozwiązaniem, szczególnie dla firm, które są jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi.
Czym jest księgowość internetowa – moda czy skuteczna optymalizacja?
Księgowość internetowa (online) to wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorców, które pozwala za pomocą specjalnego oprogramowania lub aplikacji zażądać księgowością i rachunkowością firmy. Programy są tworzone w taki sposób, aby zaawansowane algorytmy i trudne procesy, które na ogół należą do obrębu zadań księgowych. Profesjonalne programy, jak np. intaxo.pl, są stale aktualizowane, dlatego zawsze działają zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy prowadzeniem księgowości online zajmuje się sam przedsiębiorca, czy zatrudniony pracownik, elektroniczne aplikacje znacznie ułatwiają i przyśpieszają zadanie. Poza aplikacjami online, które służą do samodzielnego prowadzenia księgowości, jeżeli nie chcemy zajmować się tym samodzielnie, można rozpocząć współpracę z internetowym biurem.
Księgowość elektroniczna – na czym polega?
Na księgowość internetową mogą zdecydować się firmy, które rozliczają się na podstawie KPiR, albo ryczałtu. Do tej grupy zaliczamy przede wszystkim jednoosobowe działalności gospodarcze, freelancerzy, samozatrudnieni, spółki osobowe (zarówno partnerskie, jak i cywilne) oraz małe firmy z sektora MSP. Za pomocą internetowego programu możemy wystawiać rachunki i faktury oraz księgować dokumenty. Ułatwia także automatyczne obliczanie zobowiązań podatkowych (PIT, VAT, ZUS), uzupełniać i regularnie kontrolować Książki Przychodów i Rozchodów, rozliczanie pojazdów, generowanie deklaracji oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Wiele programów posiada także wiele dodatkowych funkcji, które są jednak zależne od pomysłu twórców lub formy współpracy. Z większością zadań związanych z księgowością internetową możemy poradzić sobie samodzielnie, bez konieczności zatrudniania księgowych. Większość najlepszych programów automatycznie eliminują pomyłki.
Księgowość elektroniczna – co nam daje?
Prowadzenie konkurencji internetowej oferuje ogromną ilość korzyści. Na przykład w dowolnym momencie mamy dostęp do swojego panelu i wystawić fakturę albo rachunek. W większości przypadków nie potrzeb do tego nawet dostępu do komputera, a sam telefon. Niektóre programy są nawet zintegrowane z bazami KRS i GUS, dzięki którym możemy wyszukiwać klientów po wpisaniu NIP. Ogromną przewagą księgowości elektronicznej jest także stały dostęp do najważniejszych dokumentów z każdego miejsca na świecie (nawet na wakacjach). To bardzo istotne, ponieważ niekiedy zdarza się, że potrzebujemy pilnie sprawdzić fakturę, rynek, deklarację lub umowę. Dzięki księgowości elektronicznej unikamy stert dokumentów i przywiązania do swojego biurka.
Najważniejsze zalety i wady księgowości internetowej:
Księgowość internetowa oferuje nam wiele zalet, którymi są m.in. niższe koszty prowadzenia księgowości online niż współpraca z biurem księgowym lub zatrudnienie pracownika, dostęp do wszystkich najważniejszych danych księgowych o dowolnej porze automatyczne, obliczanie składek i wysokości zobowiązań podatkowych, możliwość tworzenia własnych baz danych, które przyśpieszają wystawianie faktur i rachunków, prowadzenie rejestrów (np. KPiR) oraz wygoda. Z drugiej strony musimy mieć świadomość o pewnych wadach. Przede wszystkim prowadzenie księgowości online to wzięcie na siebie pełnej odpowiedzialności za ewentualne błędy. Poza tym samodzielne dbanie o rozliczenia firmy wymaga od nas poświęcenia czasu na naukę oraz śledzenie zmian w prawie. Trzeba także pamiętać, że z takiej opcji mogą korzystać tylko mikro i małe przedsiębiorstwa. Nie możemy także liczyć na bezpośrednią pomoc od profesjonalnego księgowego. Dla wielu osób najgorsza jest jednak konieczność poświęcania dużej ilości czasu.