Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, ma obowiązek wypłacania comiesięcznych wynagrodzeń. W wielu firmach sporządza się dokument, jakim jest lista płac, w którym zawarte są poszczególne składowe ułatwiające wyliczenie pensji netto. Sporządzanie listy płac, mającej zastosowanie przy różnych rodzajach umowy, nie jest konieczne. Mimo to wielu przedsiębiorstw się na nią decyduje. Co konkretnie się na niej znajduje?
Co to jest indywidualna i wieloosobowa lista płac?
Jednym z zadań, które w większości firm należą do księgowej, jest obliczanie listy płac. I choć lista płac nie jest dokumentem, który musi znaleźć się w aktach każdego przedsiębiorstwa, to jednak jest bardzo powszechnie wystawiana, ponieważ potwierdza wyliczenie wynagrodzeń i ułatwia różne sprawy formalne. Umożliwia nie tylko właściwe naliczenie pensji, ale też wysokości składek i podatku dochodowego. W obecnych czasach takie listy sporządzane są za pomocą specjalnych programów komputerowych, w jakie powinien zaopatrzony być dział księgowości. W firmach, w których zatrudnionych jest tylko kilku pracowników, zazwyczaj stosuje się indywidualne listy płac. Z kolei w dużych przedsiębiorstwa zdecydowanie wygodniejszą opcją są listy płac wieloosobowe.
Co zawiera standardowa lista płac?
Jak już wspomniano, żadne przepisy prawne nie nakazują sporządzania listy płac, a tym samym nigdy nie jest opisane, jakie powinna zawierać składowe. Jednakże jeżeli przyjrzeć się różnym wzorom, to można zauważyć, że w każdym dokumencie powtarzają się następujące dane: nazwa firmy, oznaczenie dokumentu, okres za jaki zostały dokonane obliczenia, data wykonania listy, jak również data wypłaty wynagrodzeń oraz podpisy – sporządzającego, akceptującego i pracownika. Wystawiając taki dokument, należy wziąć pod uwagę poszczególne elementy wynagrodzenia, a następnie zastosować odpowiednie stopy procentowe na ZUS i wartości na podatek.
Aby obniżyć koszty działalności, przedsiębiorcy nie muszą tworzyć własnego działu księgowego, ponieważ usługi płacowe mogą zlecić zewnętrznej, profesjonalnej firmie w ramach outsourcingu płac.